Overstappen naar een andere arbodienst? Zorg voor een goede overdracht van de dossiers!

Ga jij de overstap maken naar een andere arbodienst? Dan is het belangrijk om vooraf heel goed in kaart te brengen welke dossiers er lopen. De kortlopende dossiers, tot een halfjaar, zijn vaak niet zo spannend als er sprake is van een opbouw en herstel in zicht. Maar de langlopende dossiers zul je onder de loep moeten nemen voor een goede overdracht. Het kan je veel geld besparen.

Door Mirelle Klijs

Dossiers op tijd in kaart brengen
Hoe lang lopen de dossiers en wat zijn de risico’s? Voor dossiers die al een behoorlijke tijd lopen is het bovendien de vraag of ze nog mee overgaan naar de nieuwe arbodienst, of dat ze van tevoren al zijn afgerond. Wat we in de praktijk vaak zien is dat dossiers niet compleet zijn. Wil je in januari een overstap maken, dan is het slim nu al actie te ondernemen om te bekijken hoe de vlag erbij hangt.

Sanctiegevaren voorkomen
De dossiers tussen een halfjaar en anderhalf jaar zijn de belangrijkste voor de check. Want hiervoor moet je echt een aantal zaken op orde hebben voor het UWV, anders kan het zijn dat je risico loopt. Is het nog nodig medische informatie op te vragen? En zijn de dossiers compleet met een plan van aanpak, tussentijdse evaluaties en de eerstejaarsevaluatie? Is er een gedegen arbeidsdeskundige bij betrokken en is er een spoor 2 traject geadviseerd en opgestart? Zijn de dossiers onvolledig, dan loop je als werkgever het risico dat het UWV een loonsanctie oplegt.

Extra kosten besparen
De bedrijfsarts van de nieuwe partij kan inschatten of er nog medische gegevens ontbreken. Moeten die dan alsnog opgevraagd worden, dan zijn hier kosten aan verbonden. Heb je de dossiers van tevoren goed geïnventariseerd, dan kun je medewerkers zelf hun medische gegevens laten opvragen bij de behandelaar. Hoe beter je dit georganiseerd hebt, hoe meer kosten je kunt besparen. Bovendien maak je een veel fijnere start bij de nieuwe arbodienst.

Overgangsfase: wie doet wat?
Bij een overstap naar een nieuwe arbodienst heb je altijd te maken met een overgangsfase. Het is belangrijk hier goede afspraken over te maken. Stel je stapt in januari over en een van je medewerkers wordt ziek in oktober: lopen de ziekmelding en gesprekken dan nog via de oude arbodienst of niet? Zou dat wel zo zijn, dan moet de nieuwe bedrijfsarts het dossier in januari overnemen en dat loopt meestal stroef. De medewerker moet immers zijn verhaal weer opnieuw doen. Wil je de ziekmelding daarom alvast via ons laten verlopen, dan moet dit juridisch goed zijn vastgelegd. Wie doet wat in de overgangsfase en wie is verantwoordelijk voor welke risico’s en sancties, daar gaat het om.

Hulp nodig?
Werkgevers denken vaak niet na over de dossiers als ze overwegen over te stappen naar een andere arbodienstverlener. Maar je ziet dat het veel oplevert als je dat wel doet. Wij helpen je graag bij het checken van de dossiers, zodat de overstap soepel verloopt. Mail (mirelle@deverzuimmakelaar.nl) me daarom gerust als je hier meer over wil weten.

terug